Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu internetowego pocztawarzywna.pl jest:

Administrator określa cele oraz sposoby przetwarzania danych osobowych związanych z funkcjonowaniem sklepu internetowego, obsługą zamówień i korespondencją z użytkownikami.

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod wskazanym adresem e-mail.

Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze sklepu oraz funkcji, z których korzysta użytkownik.

Dane związane z zakupami

• Imię i nazwisko kupującego lub odbiorcy.
• Adres e-mail i numer telefonu.
• Adres dostawy oraz dane rozliczeniowe.
• Dane firmy, jeśli są podawane do dokumentów sprzedaży.
• Informacje o zakupionych produktach i zamówieniach.
• Statusy płatności i realizacji zamówień.
• Treść zgłoszeń związanych z obsługą zamówień i reklamacjami.

Dane z formularza kontaktowego

• Imię.
• Adres e-mail.
• Temat wiadomości.
• Treść wiadomości.

Dane techniczne

• Adres IP i informacje o połączeniu.
• Informacje o przeglądarce i urządzeniu.
• Dane związane z sesją użytkownika.
• Informacje zapisywane w niezbędnych plikach cookies.
• Dane techniczne związane z bezpieczeństwem serwisu.

Administrator nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o stanie zdrowia, przekonaniach czy pochodzeniu. Użytkownik nie powinien przekazywać takich informacji w zwykłej korespondencji, jeśli nie są one konieczne do obsługi sprawy.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w określonych, zgodnych z prawem celach.

1. Realizacja zamówień. Dane są wykorzystywane do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, przygotowania produktów, rozliczenia zamówienia oraz organizacji dostawy. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Obsługa zapytań. Dane umożliwiają udzielenie odpowiedzi na wiadomości przesyłane przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną lub inne dostępne kanały kontaktu. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku kontaktu zmierzającego do zawarcia umowy również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Obowiązki prawne. Dane są przetwarzane w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa. Podstawę stanowi art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Reklamacje i roszczenia. Dane mogą być wykorzystywane do obsługi reklamacji, rozpatrywania zgłoszeń oraz ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń. Podstawę stanowi odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.
5. Bezpieczeństwo sklepu. Dane techniczne są wykorzystywane w celu zapobiegania nadużyciom, wykrywania nieuprawnionych działań i zapewniania prawidłowego działania serwisu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnione interesy Administratora obejmują obsługę korespondencji, ochronę infrastruktury sklepu oraz zabezpieczenie roszczeń.

Jeżeli określone działania będą wymagały zgody użytkownika, dane będą przetwarzane w odpowiednim zakresie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać na zasadach określonych przepisami.

Formularz kontaktowy i korespondencja

Sklep Poczta Warzywna umożliwia przesyłanie zapytań poprzez formularz kontaktowy obsługiwany przez system Fluent Forms.

Dane podane w formularzu są wykorzystywane do przyjęcia wiadomości, rozpatrzenia zapytania i udzielenia odpowiedzi.

Formularz współpracuje z systemem powiadomień e-mail, wykorzystującym rozwiązanie FluentSMTP i pocztę obsługiwaną przez serwer pocztowy sklepu.

Podanie imienia, adresu e-mail, tematu i treści wiadomości jest niezbędne do przesłania zapytania za pośrednictwem formularza. Korzystanie z formularza jest dobrowolne.

Przesłanie wiadomości nie oznacza wyrażenia zgody na newsletter ani otrzymywanie ofert marketingowych.

Zamówienia i konta klientów

Sklep internetowy korzysta z rozwiązania WooCommerce, które umożliwia zarządzanie ofertą, koszykiem, zamówieniami oraz funkcjami zakupowymi.

Dane podawane podczas zakupów wykorzystywane są do realizacji umowy sprzedaży, przyjmowania płatności, organizacji dostawy i obsługi posprzedażowej.

W przypadku korzystania z konta klienta dane mogą być przetwarzane także w celu zapewnienia możliwości logowania, przeglądania historii zakupów oraz zarządzania kontem.

Podanie danych niezbędnych do wykonania zamówienia jest warunkiem jego realizacji. Brak wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

Zasady dokonywania zakupów określa Regulamin sklepu Poczta Warzywna.

Komu mogą być przekazywane dane?

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu sklepu, w zakresie niezbędnym do wykonania określonych usług i obowiązków.

Odbiorcami danych, zależnie od realizowanej operacji, mogą być:

• Dostawca hostingu VH.pl — w zakresie utrzymywania strony internetowej, baz danych i infrastruktury serwerowej.
• Dostawcy oprogramowania i obsługi technicznej — w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania, utrzymania i zabezpieczenia sklepu.
• Operatorzy płatności — jeżeli dana metoda płatności jest wykorzystywana w zamówieniu, w zakresie danych niezbędnych do obsługi transakcji.
• Firmy kurierskie i operatorzy przesyłek — w celu doręczenia zamówienia na adres klienta lub do wskazanego punktu odbioru.
• Podmioty świadczące usługi księgowe i prawne — w zakresie koniecznym do rozliczeń i wykonywania obowiązków prawnych.
• Dostawcy usług pocztowych i komunikacyjnych — w zakresie obsługi korespondencji związanej z zamówieniami oraz zapytaniami klientów.

Dane są udostępniane wyłącznie w zakresie związanym z daną usługą. Nie są sprzedawane podmiotom trzecim.

Niektóre podmioty przetwarzają dane na zlecenie Administratora, inne mogą działać jako odrębni administratorzy, zgodnie z właściwymi przepisami i charakterem świadczonej usługi.

Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania danych osobowych zależy od rodzaju danych, celu ich przetwarzania i obowiązków wynikających z prawa.

Dokumentacja zakupów i rozliczeń

Dane związane z dokumentacją rachunkową i podatkową są przechowywane przez okres wymagany odpowiednimi przepisami, co do zasady przez 5 lat, liczonych zgodnie z właściwymi regulacjami podatkowymi lub rachunkowymi.

Zamówienia i reklamacje

Dane dotyczące zamówień oraz ich realizacji przechowywane są przez okres wykonywania umowy i obsługi związanych z nią obowiązków, a następnie w zakresie potrzebnym do rozliczeń lub do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

Wiadomości z formularza

Dane z korespondencji kontaktowej są przechowywane na czas obsługi zapytania. Po zakończeniu sprawy mogą być zachowane przez okres potrzebny do udokumentowania korespondencji lub ochrony przed roszczeniami, o ile istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna.

Konto klienta

Dane związane z kontem przechowywane są przez czas jego funkcjonowania, a po jego usunięciu wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami lub niezbędnym do realizacji istniejących zobowiązań.

Dane techniczne

Dane techniczne i logi mogą być przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji serwera i potrzeb związanych z bezpieczeństwem, a dane cookies przez czas określony dla poszczególnych technologii albo do ich usunięcia, zależnie od ich rodzaju.

Twoje prawa związane z RODO

Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują prawa określone w RODO, w zakresie i na warunkach wskazanych w przepisach.

• Prawo dostępu do swoich danych osobowych.
• Prawo sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych.
• Prawo żądania usunięcia danych.
• Prawo ograniczenia przetwarzania danych.
• Prawo przenoszenia danych, gdy ma zastosowanie.
• Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
• Prawo cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
• Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem czynności przetwarzania dokonanych przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać ze swoich praw, można skontaktować się z Administratorem pod adresem: pocztawarzywna@wp.pl .

Administrator udziela odpowiedzi na żądania związane z danymi osobowymi bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie miesiąca, z uwzględnieniem możliwości przedłużenia tego terminu na zasadach przewidzianych w RODO.

Organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji: www.uodo.gov.pl .

Pliki cookies

Strona internetowa Poczty Warzywnej wykorzystuje pliki cookies oraz podobne rozwiązania techniczne wspierające prawidłowe funkcjonowanie sklepu.

Cookies niezbędne

Niezbędne pliki cookies mogą służyć między innymi do:

• Zapamiętywania zawartości koszyka.
• Utrzymywania sesji użytkownika.
• Zapewnienia działania procesu zakupowego.
• Obsługi logowania do konta.
• Ochrony serwisu przed nadużyciami.
• Zapamiętywania niezbędnych ustawień.

Cookies opcjonalne

W przypadku stosowania technologii analitycznych, marketingowych lub innych rozwiązań, które zgodnie z przepisami wymagają zgody użytkownika, korzystanie z nich powinno następować po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Zarządzanie plikami cookies

Użytkownik może zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej, w szczególności ograniczyć ich zapisywanie, blokować je lub usuwać już zapisane pliki.

Ograniczenie stosowania niezbędnych cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji sklepu, w szczególności koszyka, logowania i realizacji zamówień.

W przypadku technologii wymagających zgody użytkownik może ją wycofać na zasadach przewidzianych prawem.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator zobowiązuje się do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych.

Ich zadaniem jest ograniczanie ryzyka nieuprawnionego dostępu, utraty, zmiany, zniszczenia lub nieuprawnionego ujawnienia danych.

Strona sklepu jest udostępniana z wykorzystaniem połączenia HTTPS, które służy ochronie transmisji informacji między przeglądarką użytkownika a serwerem.

Dostęp do danych osobowych powinien być ograniczony do upoważnionych osób oraz podmiotów, które potrzebują go do wykonywania swoich zadań.

Poziom zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru przetwarzanych informacji oraz istniejących zagrożeń.

Przekazywanie danych poza EOG i profilowanie

W związku z korzystaniem z usług informatycznych, dostawców oprogramowania lub usług komunikacyjnych może wystąpić przetwarzanie danych przez podmioty działające poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego, Administrator stosuje odpowiednią podstawę transferu oraz zabezpieczenia wymagane przez przepisy RODO.

W zależności od okoliczności mogą to być w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub właściwe standardowe klauzule umowne.

Informacje o zabezpieczeniach zastosowanych do konkretnego transferu można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, w ramach standardowego procesu zakupowego.

Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych związanych z korzystaniem z serwisu Poczta Warzywna.
2. Administrator może aktualizować dokument w przypadku zmian w sposobie działania sklepu, stosowanych usługach lub obowiązujących przepisach.
3. Aktualna wersja Polityki prywatności udostępniana jest pod adresem: pocztawarzywna.pl/polityka-prywatnosci/ .
4. Data niniejszej wersji dokumentu: 30 października 2026 r.